سیستم مدیریت وصول مطالبات راهکاران ابری

امروزه بسیاری از مراودات مالی و دریافت ها و پرداخت ها با چک انجام می‌شود، از سوی دیگر عدم اطمینان در دریافت چک از مشتریان برای صاحبان کسب و کار همواره وجود دارد و عدم وجود کنترل کافی هنگام دریافت این اسناد می‌تواند هزینه‌های بالایی را در آینده برای شرکت‌ها به وجود آورد. از طرفی ردیابی اسناد وصول نشده و تسویه مرحله‌ای آن‌ها دغدغه‌ای مهم برای شرکت‌هاست تا بتوانند مانده قابل وصول را از مشتریان در هر لحظه پیگیری کنند و در صورت عدم وصول مطالبات بتوانند با کنترل‌های مکانیزه از ادامه فعالیت فروش با این دسته از مشتریان جلوگیری کنند و در حالت‌های مختلف با شرایط ویژه‌ای از این مشتریان مجدد چک دریافت کرد.

راهکار مدیریت وصول مطالبات، تسهیلات لازم را برای وصول به موقع مطالبات از مشتریان فراهم می‌کند. کنترل‌های لازم برای دریافت چک از مشتریان برای پیشگیری از عدم وصول اسناد ایجاد می‌کند. افزون‌براین؛ می‌توان بر اقلام دریافتی از مشتریان را که در ازای اسناد وصول نشده است، ردیابی و گزارش‌گیری کرد.

منافع و مزایای سیستم مدیریت وصول مطالبات

امکان ردیابی اسناد وصول نشده در هر لحظه و اقدام به تسویه این اسناد به صورت مرحله ای و کنترل مانده قابل تسویه

برای چک‌هایی که وصول نمی‌شوند و در ازای آن‌ها با مشتری تعاملات جدید انجام می‌شوند، ردیابی این اسناد و مانده گیری در هر لحظه نیازمند مکانیزمهای کنترلی لازم می باشد، تا مدیریت شرکت بتواند برای دریافت اقلام جایگزین در هر لحظه اقدام کند و مراودات جدید را مدیریت کند. استفاده از مکانیزم وصول مرحله‌ای این نیازمندی‌ها را پوشش خواهد داد.

تعیین سیاست‌های کنترلی برای دریافت اسناد با توجه به تاریخ‌های سر رسید کنترل شده

در شرکت‌ها در شرایط گوناگون ممکن است بازه‌ی مناسب سررسید اسناد برای مشتریان مشخص شود و نیاز است این تاریخ توسط سیستم به‌شکل خودکار کنترل شود، یا در شرایطی ممکن است از مشتریان بدحساب نیاز باشد تا چک دریافت نشود، درنتیجه نیاز است برای این منظور راهکار سیستمی مناسبی وجود داشته و کنترل‌های از کاربر به سیستم منتقل شود. برای این منظور سیاست‌های کنترلی جهت سر رسید اسناد می توان تعیین کرد.

 

تعیین سیاست‌های کنترلی برای دریافت اسناد با توجه به سوابق مشتری در مراودات مالی که با اسناد پیش‌تر داشته است. (مجموع ریالی و با تعدادی اسناد واخواستی، درجریان وصول، نزد صندوق و نزد مامور وصول و ….)

هنگام مراواده جدید با مشتری در شرایطی نیاز است تا سابقه مشتری بررسی شده و در صورتی که مشتری دارای سابقه مناسبی در وصول اسناد بود یا چک‌های زیادی از وی نزد شرکت نبود از او چک دریافت کرد. گاهی این سوابق نامناسب است و شرکت تصمیم می‌گیرد ازین دسته مشتریان تحت هیچ شرایطی چک دریافت نکند. مکانیزم‌های سیستمی لازم برای برآورد این دسته از نیازمندی‌ها از طریق تعیین سنجه های اسناد واخواستی و در جریان و در ادامه تعیین سیاست‌های کنترلی امکان پذیر خواهد بود.

 

تعیین سیاست‌های کنترلی برای دریافت اسناد با توجه به حساب‌های مشتریان در شرایط گوناگون

تعیین کنترل‌های لازم هنگام دریافت چک از مشتریان به ریز حساب‌های بانکی مشتریان ریسک دریافت چک‌های غیر قابل وصول را در شرکت‌ها کاهش خواهد داد. ورود اطلاعات حساب‌های بانکی مشتریان در سیستم و مشخص کردن حساب‌های سیاه (حساب‌هایی که به هیچ عنوان نمی‌خواهیم از آن‌ها چک دریافت کنیم.) برای پوشش کنترل‌های لازم امری اجتناب‌ناپذیر است. با تعیین این اطلاعات به ازای هر مشتری به ریز حساب‌های بانکی می‌‌توان کنترل‌های لازم را تعبیه کرد.

 

امکانات و ابزارها

• وصول مرحله‌ای
• تعیین سنجه‌های اسناد واخواستی و در جریان
• تعیین سیاست‌های کنترلی